Цифровой документооборот в бизнесе (4 часть)

Все новое всегда непросто. Новая программа, незнакомый интерфейс, иные механизмы работы с документами, нежели в традиционном бумажном документообороте, непривычная терминология процесса документооборота, в общем, все по-другому. Сложности внедрения, конечно же, были. Они и сейчас есть, поскольку для реализации любого нового процесса в системе необходимо пройти все стандартные процедуры: анализ «бумажного» процесса, разработка и согласование схемы маршрута, ее настройка и тестирование, обучение пользователей работе с новым маршрутом. Есть пока и проблема, связанная с отличающимся программным обеспечением: пользователь создает в системе документ в приложении-редакторе, которого нет на ПК пользователя, выполняющего в системе какие-то действия с документом. В итоге – документ возвращается его автору, и он должен пересохранить документ в том приложении-редакторе, которое есть у вернувшего документ пользователя, а это потеря времени.

Проблема унификации программных приложений, установленных на локальных ПК, абсолютно решаемая. Из методологических сложностей главная состоит в невозможности тиражирования уже внедренных процессов на аналогичные процессы, внедряемые для других предприятий, потому что у каждого предприятия группы своя уникальная организационная структура, давно сложившаяся система взаимодействия между структурными подразделениями, своя специфика документооборота. Есть сложность пользовательского характера. При внедрении системы специалисты компании DIRECTUM углубленно обучали пользователей ее базовому функционалу. Но время идет, изменяются маршруты, создаются новые, поэтому пользователи уже не могут обходиться только полученными базовыми знаниями работы в данной системе.

Основная сложность при внедрении каждого нового процесса в системе состоит в процедуре ввода пользователя в новый маршрут. И если для рецензентов, компетентных должностных лиц, участвующих в согласовании документов, порядок работы в системе практически не изменяется, то для инициаторов, ответственных исполнителей изменения из маршрута в маршрут могут быть весьма существенными. Проводим тренинги с целевыми аудиториями, индивидуальные консультации, пишем инструкции… но! Практика показывает, что инструкции, разработанные для конкретного процесса, пользователь не читает, какими бы подробными и красочными они не были. А обновление типовых маршрутов иногда производится так часто, что собрать всех пользователей или отредактировать инструкции просто нет никакой возможности.

Поэтому приходится создавать иные механизмы, помогающие пользователю адаптироваться в новом или измененном процессе. Для этого в каждом типовом маршруте реализована система подсказок и напоминаний: «не забудь сделать то-то…», «проверь, сделал ли это…», «если сделаешь так, то будет так…». Кроме того, сам типовой маршрут выполняет специальную проверку состава пакета документов, указывая инициатору на отсутствие или несоответствие тех или иных видов документов в задаче. Ну и, безусловно, по каждому значимому изменению обязательно делаем массовое оповещение заинтересованной группе лиц непосредственно в системе. Есть еще одна сложность, и, наверное, для успешно развивающейся системы она приоритетная: можно создавать сколь угодно сложные маршруты согласования документов, но если эти маршруты не приведены в соответствие с действующими на предприятии регламентами, то маршрут становится абсолютно бесполезным. Время, которое нужно затратить на переделку маршрута, сопоставимо, а то и превышает время, необходимое на разработку нового. А «документы» ждать не могут, и отсутствие возможности согласования документа в системе электронного документооборота приведет к возврату «бумажного» процесса.