Цифровой документооборот в бизнесе (5 часть)

Какой круг вопросов решается сегодня на предприятиях с помощью DIRECTUM? Структура типовых маршрутов системы состоит из двух категорий: типовые маршруты, задачи по которым инициируются непосредственно пользователем, и типовые маршруты, запуск задач по которым производится системой в автоматическом режиме. Поговорим сначала о второй категории типовых маршрутов. Пока их немного – всего восемь. Общая схема таких процессов следующая. В строго определенный момент (ежедневно или ежемесячно) система автоматически создает документ (заявку) по определенному шаблону и отправляет этот документ по типовому маршруту, который предназначен для автоматического сбора данных у определенного круга лиц, передачи информации ответственным исполнителям и последующего контроля исполнения заказов.

Автоматизм процесса состоит еще и в том, что задание каждого пользователя имеет крайний срок для исполнения, по истечении которого это задание автоматически прекращается. Реализация задачи по такому маршруту обеспечивает строгое соблюдение организационно-временного регламента исполнения документа. Спектр типовых маршрутов 1-й категории широк:

• нормативные документы;
• служебные записки общего характера;
• заявки на закупку и заявки на планирование;
• служебные записки на заключение договоров;
• указания, распоряжения, договорные документы;
• положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;
• приказы кадровые и приказы по основной деятельности всех типовых направлений;
• письма входящие и контроль исполнения резолюций;
• письма исходящие и многое-многое другое.

Есть типовые маршруты, предназначенные специально для корректировки нормативно-справочной информации системы «1С:УПП» (корректировка справочников номенклатуры, контрагентов). Есть типовые маршруты внутригруппового согласования документов – когда документ передается для согласования и контроля исполнения из одного предприятия группы в другое в рамках системы DIRECTUM. Сейчас такие маршруты используются для формирования заказов на изготовление продукции (оказание услуг). Маршрут для согласования заявки на закупку реализован в системе давно, но эффективность его, к сожалению, не такая высокая, как хотелось бы, так как согласованный в электронном формате документ не принимается в УМТС без подтверждающих собственноручных подписей компетентных должностных лиц и директора.