Цифровой документооборот в бизнесе (3 часть)

А теперь рассмотрим вариант дублирования электронного и «бумажного» документооборота. До момента утверждения документа директором все происходит так же, как и в правильном процессе. А вот после утверждения документа директором начинается сбор собственноручных подписей всех участников процесса согласования. Получаем задвоенный процесс согласования каждого документа организации. А поскольку итогом любого процесса документооборота, электронного или «бумажного», должен стать бумажный документ, то при дублировании потоков возврат к «бумажному» документообороту в организации становится неизбежным. И скорость возврата зависит от объема документопотока организации – чем он больше, тем скорее пользователь перестанет использовать систему электронного документооборота.

Как проходит процесс внедрения системы? Внедрение системы DIRECTUM определяется планом инновационных мероприятий в рамках осуществления единой IT-стратегии предприятия. В перечень базовых процессов документооборота для каждого предприятия входят основные «бумажные» процессы: согласование организационно-распорядительной документации (кадровые приказы, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения), согласование входящих/исходящих договорных документов, согласование входящей/исходящей корреспонденции. При этом любой процесс должен быть учтен: приобретена предприятием качественная конвейерная резинотканевая лента для нужд производства – фиксируем это, куплен транспорт – фиксируем и его, отправлены сотрудники на переподготовку – фиксируем.

Каждый новый процесс – это не только наличие технических возможностей и инструментов системы, но еще и очень серьезная аналитическая и организационная проработка каждой детали процесса. И случается так, что анализ бумажного процесса проведен, схема нарисована и согласована с заказчиком, отдана разработчику для настройки типового маршрута. Ждем несколько месяцев, получаем готовый маршрут, начинаем его обкатывать на предприятии, а он «не работает». На первый взгляд технически все безукоризненно, в строгом соответствии с согласованной схемой, но результат не соответствует ожиданиям пользователей: есть излишний функционал или, наоборот, что-то не предусмотрели… и в итоге все опять начинается сначала.