Цифровой документооборот в бизнесе (2 часть)

Прежде чем говорит о преимуществах системы DIRECTUM, важно понять, что электронный документооборот и безбумажный документооборот – это не одно и то же. Обычный бумажный документооборот при необходимости очень органично пересекается с электронным вариантом, и только в их взаимодействии можно получить законченный цикл документа. Такую схему, например, традиционно используют бухгалтера, практикующие ведение учета ООО или ЗАО, причем хочу отметить, что этот метод доказал свою максимальную эффективность. Коротко поясню.

Пользователь создает документ в электронном формате. Затем он отправляет электронный образ документа на согласование по определенному типовому маршруту, причем список участников согласования автоматически определяется системой в строгом соответствии с функциональным направлением документа. Электронный образ согласованного документа поступает на принятие решения директору. При отрицательном решении продолжается работа с электронным видом документа. При утверждении документа участник маршрута, ответственный за подготовку пакета бумажных оригиналов, распечатывает электронные образцы документов, согласованные и утвержденные в электронном виде, распечатывает лист согласования документа, который автоматически формируется системой и вкладывается в задачу. Это кажется сложным, но на самом деле все легко.

Дальше электронный и бумажный документообороты начинают сосуществовать, пересекаясь (не дублируясь) в строго определенных моментах. Бумажный документ собственноручно подписывается директором предприятия, на договорном документе ставится штамп организации. Утвержденный документ сканируется в новую версию электронного документа в программе DIRECTUM, затем бумажный оригинал «подшивается в дело» или передается в архив, а электронный образ утвержденного документа автоматически поступает для ознакомления заинтересованным пользователям, а затем в электронную архивную папку с назначением необходимых прав доступа определенному кругу лиц. На этом работа с документом в системе завершается. Это схема правильного процесса (того, как должно быть).