Цифровой документооборот в бизнесе (1 часть)

Сегодня открыть бизнес в Зеленограде или в каком-то ином городе нашей необъятной страны довольно легко. И не удивительно, что на стезю предпринимательства становится очень много наших соотечественников. Впрочем, надо помнить, что занятие это нелегкое, ведь на пути бизнесмена всегда масса преград и проблем. Одной из них является процесс организации документооборота на предприятии. Но и с этим можно легко справиться при правильном подходе.

Так вот, стремительное развитие технологий заставляет человека совсем иначе смотреть на привычные вещи. Работая с документами, основная часть которых находится в электронном виде, мы все реже и реже распечатываем их на бумаге. И пусть пока невозможно полностью перевести документооборот предприятия в электронный вид, системы управления корпоративной информацией очень востребованы. На многих предприятиях сегодня успешно работает система электронного документооборота DIRECTUM.

Что же представляет собой система DIRECTUM и для чего она предназначена? Сразу надо сказать, что это наш отечественный продукт, разработанный в компании DIRECTUM (город Ижевск). Системы электронного документооборота в принципе созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. В основе всех преимуществ данной системы лежит понимание потребностей организации, а также ее работников. Продуманная система успешно сочетает в себе обширную функциональность и элементарные принципы работы, как для пользователя, так и для настройщика программного продукта. Кроме того, система электронного документооборота – это еще и система тесного коллективного взаимодействия в рамах процесса для каждого отдельно взятого документа, поэтому условие развития для нее еще жестче – для достижения каждого индивидуального ожидаемого результата каждый участник процесса в обязательном порядке должен выполнить свои функции.

Поясню. Представьте эстафету – в несколько этапов участники передают друг другу эстафетную палочку (в нашем случае несколько исполнителей производят в системе определенные действия в строгом соответствии с этапами типового маршрута). Каждый участник эстафеты желает победы не лишь в командном зачете, но и в достижении лучшего личного результата. И вот первый участник пробежал свой этап и спешно передал палочку своему коллеге, второй пробежал свой этап и передал палочку третьему, третий пробежал свою дистанцию, но передать эстафету на следующий этап не смог, так как участника четвертого этапа на месте не оказалось. И совсем неважно, по какой причине отсутствовал очередной участник. Важно, что все усилия предыдущих участников и все ожидания дальнейших участников – все оказалось напрасным!

Примерно так же происходит и в системе электронного документооборота: в каждом типовом маршруте есть задачи минимум – это индивидуальные задания каждого участника маршрута, и задачи максимум – выполнение всех этапов работы с документом, предусмотренных в рамах текущей задачи. И только корректная и ответственная работа каждого исполнителя задачи может удовлетворить ожидания каждого частника, поэтому надо тщательно выполнять все правила.