Как правильно выбрать конференц-зал?

Современный бизнес – это не только производство и реализация продукции, но и постоянное общение с деловыми партнёрами, потенциальными клиентами и даже конкурентами. Предпринимателям приходится ежегодно посещать и организовывать массу мероприятий – тематические выставки, научные конференции, переговоры, тренинги. Для всего этого много чего нужно, начиная от места проведения встречи и заканчивая размещением гостей в гостиницах. Сегодня мы поговорим о том, как правильно выбрать конференц-зал. Это важный момент, так как от него во многом зависит успех планируемого события и репутация организаторов.

Первое, на что надо обратить внимание – площадь помещения.  Глупо собирать 10 человек в месте, которое вмещает несколько тысяч. Это, во-первых, дорого, а во-вторых – контрпродуктивно. Залог успеха мероприятия – создать у собравшихся «эффект присутствия». Каждый человек должен остаться с ощущением, что его заметили, выслушали и поняли. Поэтому для проведения небольшой презентации, к примеру, выбирайте конференц-зал, рассчитанный на размещение 15-30 человек. В этом случае каждый присутствующий без каких-либо проблем сможет увидеть и услышать предназначенную для него информацию. А в том случае, когда предприятие планирует собрать в едином месте представителей своих многочисленных филиалов, то ему необходимо арендовать вместительное помещение человек на 100 и более. В наше время аренда конференц-залов в Киеве или других городах доступна любому бизнесмену, так как на рынке коммерческой недвижимости есть разные предложения – дешёвые и дорогие, элитные и стандартные, для малых фирм и крупных корпораций.

Второй момент, на которые надо смотреть – местоположение помещения. Практика показывает, что успешная организация мероприятия во многом зависит от места его проведения, которое должно быть удобно и для организаторов, и для людей, планирующих его посетить.

Удобный конференц-зал подбирайте по таким критериям:

• близость к центру города;
• наличие свободных парковочных мест;
• минимальная удалённость от автовокзала, аэропорта, или ЖД-станции;
• наличие рядом хороших мест общественного питания (кафе, ресторанов, баров).

В общем, собираться надо лишь там, где будет максимально комфортно для всех.

Теперь перейдём к вопросу оснащения конференц-зала. Желательно, чтобы помещение было оборудовано по современным стандартам, которые включают: хороший ремонт, красивую и удобную мебель, кондиционирование и систему климат-контроля, трибуну для выступления. Техническое оснащение тоже обязано быть «на высоте». Сюда надо отнести наличие Wi-Fi, сейфов, монитора для трансляции видео, проектора, системы звука, микрофонов и т.д.