Цифровой документооборот в бизнесе (6 часть)

Какой эффект от использования системы? Экономический? Логистический? Временной? Пока для пользователей приоритетный эффект как раз временной, причем личный временной эффект. Активному пользователю, у которого плановый объем ежедневных заданий составляет несколько десятков, система очень помогает структурировать свое рабочее время, поскольку для каждого задания на экране указан плановый срок выполнения, что позволяет пользователю одномоментно видеть весь объем предстоящей работы на день. Кроме того, все задания поступают «молча», никто не стоит «над душой», потому что «это, ну очень срочно»… учишься ценить свое время и не позволять другим эксплуатировать его тогда, когда им это нужно.

Почему мы говорим о личном временном эффекте? Потому что пока о сокращении общей продолжительности времени согласования договорных документов говорить не приходится. Проблема именно с договорными документами, поскольку сокращения времени согласования других документов, особенно приказов, с внедрением электронного документооборота были достигнуты. Проблема договорных документов связана с большим количеством этапов, которые проходит документ в рамках типового маршрута. Возьмем, например, типовой приказ: между отправкой документа на согласование и его поступлением на утверждение директору предприятия есть всего один этап – параллельное согласование документа всеми рецензентами.

Договорной документ до поступления на утверждение директору предприятия проходит несколько последовательных этапов: проверка документа на наличие в бюджетном плане, различные экспертизы (бухгалтерские, экономические, юридические), различные итоговые проверки по факту проведения экспертиз, согласование документов рецензентами и так далее. А с учетом повторных кругов согласования по факту устранения замечаний количество поступательных шагов до директора может насчитывать десятки. А если еще и не договорились с контрагентом и оформили протокол разногласий, то количество шагов умножаем еще на два… и так до бесконечности. Итог плачевный – договоры могут согласовываться месяцами.

О каком временном эффекте здесь можно говорить? Соблюдение требований регламента, прозрачность процесса – это да. Но временной эффект возможен только в случае корректной работы ответственного исполнителя по договору. Только такая работа минимизирует количество кругов согласования, что, в свою очередь, принесет серьезный ощутимый временной эффект.