Советы из практики_ как правильно оптимизировать бизнес-процессы в компании - itnews о бизнесе цитаты

Советы из практики_ как правильно оптимизировать бизнес-процессы в компании - itnews о бизнесе цитаты

С какой скоростью нужно развивать свой бизнес? Каждый управленец мечтает ускорить свои бизнес-процессы и сделать работу сотрудников более эффективной.

Однако многие опасаются что-либо менять. Мы предлагаем полезную «шпаргалку» для бизнеса и рассказываем, как на практике грамотно проводить оптимизацию.

Когда необходима оптимизация бизнеса:

- Основные бизнес-процессы не регламентированы. Каждый из участников их представляет по-своему, действует исходя из своего понимания. Функции дублируются, возникают нестыковки. Работа выполняется долго и неэффективно, результат - неудовлетворительный.

- Большая часть времени топ-менеджмента

уходит на решение срочных оперативных вопросов, не остается времени для решения стратегических задач.

- Клиенты компании недовольны: скоростью реакции компании на запросы, временем выполнения заказов или оказания услуг, качеством предоставленных услуг.

- В ходе выполнения процесса теряется информация внутри компании. Много времени уходит на ее поиск.

Как начать оптимизацию?

1. Прежде всего, необходимо поставить цели, которые вы хотите достигнуть с помощью внедрения электронного документооборота.

2. Проанализировать рынок ECM-систем и подобрать продукт, который удовлетворит максимальное количество задач.

3. Проанализировать рынок интеграторов данного продукта, провести встречи с заинтересовавшими вас компаниями и выбрать интегратора.

4. Есть ли на вашем предприятии ИТ отдел? Если нет, как минимум наймите администратора, ориентирующегося в обслуживании желаемой системы. Также потребуется аналитик, который будет держать коммуникацию с интегратором и заказчиком. И ставить конкретные задачи, предоставлять всю необходимую информацию.

5. Далее необходимо построить карту движения документооборота на предприятии и определить с чего начинается путь документов.

6. Проводить внедрение системы необходимо последовательно и поэтапно, двигаясь по карте.

7. Определив приоритетную задачу, описать ее для интегратора, и собрать всю необходимую информацию для ее реализации.

8. Определить отделы предприятия, которые затрагивает оптимизация, выделить функциональных руководителей, которые будут участвовать в корректном построении задач и принимать решение об их успешной реализации.

9. Определить рабочую команду проекта. В нее могут быть включены: ИТ отдел, функциональные лидеры, конечные пользователи и другие, напрямую или косвенно заинтересованные стороны. Команда будет участвовать во внедрении ЭД: определять задачи в разрезе мельчайших деталей и функций, накладываемых на систему. А также участвовать в проверке реализованного продукта, контролировать ход проекта, проводить встречи с интегратором, чтобы предоставить всю необходимую информацию для построения системы и т. д.

10. Провести встречу с интегратором, озвучить требования к системе.

11. Согласовать договор и другие проектные документы.

Советы из практики_ как правильно оптимизировать бизнес-процессы в компании - itnews о бизнесе цитаты