Учет материалов на складах

Для сохранения материальных ценностей на предприятии формируют складское хозяйство, в который включают центральный склад, где находятся основные запасы сырья, удобрений, запасных частей, семян и так далее, и склады в производственных подразделениях, которые обеспечивают их текущие потребности. В отдельных хозяйствах могут быть и экспедиционные склады при железнодорожных станциях или пристанях. Подавляющее большинство сырья и материалов поступает на центральные склады, откуда производится отпуск их на производственные нужды или в склады цехов. Кроме того, материальные ценности могут поставляться непосредственно на склады производственных подразделений. В этом случае целесообразно оформлять получение ценностей через центральный склад для облегчения контроля над полнотой их оприходованием. Складское хозяйство должно быть организовано так, чтобы обеспечивалось сохранение от порчи и краж материалов, своевременный их прием, отпуск и проверка фактического наличия.

К примеру, склады для хранения зерна оборудуют отсеками. Сортовое зерно и семена подсолнечника хранят отдельно в соответствии с положением об учете семенного материала. К каждому отсеку, в котором хранят семена, прикрепляют материальный ярлык – в нем указывают название культуры и сорта, его количество, а также показатели сортового и кондиционного качества. Записи осуществляют на основании сортовых документов. Учет сортового зерна кладовщик ведет также в шнуровой книге учета семян. Склады должны быть оборудованы противопожарными средствами, иметь измерительные приборы и необходимый инвентарь.

Хранить строительные материалы, сырье, нефтепродукты, готовую продукцию предприятия также надо в специально оборудованных складах. При большой номенклатуре материалов объем отчетов бывает достаточно массивным. Чтобы его уменьшить, отдельные хозяйства в отчет включают не все материальные ценности, а лишь те, по которым за отчетный период было движение (поступление, выбытие, поступление и выбытие одновременно). Благодаря этому удается уменьшить объем отчета более чем наполовину. Учет при этом не ухудшается, потому что если движения не было, то остатки материалов будут такими же, как и в прошлый отчет.

Организуя учет материалов, следует помнить, что объем учетной информации всегда должен быть в пределах разумной необходимости. Лишняя информация приводит к увеличению затрат на ее получение, но не может быть эффективно использована в системе управления предприятием. Недостаточная информация может привести к ухудшению контроля. Это нужно учесть при организации учета материалов. Если на каждое название, сорт и размер материалов открывать отдельную карточку складского учета, то, например, только для учета гвоздей нужно использовать до десятка карточек. Ведь гвозди разные по сортам, размерам, ценам. Однако в учете всегда нужно действовать исходя из реальной жизни. Поэтому по тем же гвоздям достаточно открыть одну или две карточки и этим будет обеспечен необходимый контроль.