Правильно организуем работу с документами

Вы запутались в большом объеме бумаг, не можете своевременно найти нужный документ и боитесь визита налоговой? Значит, вам нужно грамотно организовать работу с документами в своей компании. В этом могут помочь специализированные организации – работа с документами в архиве на этом сайте организуется в соответствии со всеми требованиями законодательства и документооборота. Какие же этапы необходимо пройти, чтобы ваш архив стал по-настоящему организованным? В первую очередь все бумаги надо отсортировать по сроку хранения. Те, что подлежат уничтожению, так как срок их хранения истек, утилизируются одним из трех способов: шредированием (это наиболее экологичный способ), путем сжигания или химической обработки. При этом организация, которая отвечает за утилизацию бумаг, обязуется обеспечить вам полную конфиденциальность, а за всем процессом могут наблюдать ваши сотрудники – присутствуя лично или через web-камеры. Об уничтожении бумаг составляется соответствующий акт.

Те документы, которые остаются на хранении, необходимо отсортировать так, чтобы по ним можно было легко осуществлять поиск в случае надобности: по дате, отделу, сотруднику или другим удобным для вас критериям. При этом важно сделать это не один раз, а создать такую систему документооборота, с которой будет удобно работать постоянно: вносить новые документы, своевременно изымать и уничтожать устаревшие. Если этого не сделать, через какое-то время архив опять вернется к исходному состоянию. Желательно создать удобную систему поиска по архиву, которая позволит в кратчайшие сроки найти нужный документ.

Значительно облегчить работу с бумагами поможет организация электронного архива. В связи с экологической ситуацией в мире эта услуга набирает обороты, ведь все больше компаний хотят полностью или частично отказаться от хранения документации именно в бумажном виде. Для создания электронного архива все документы сканируются (современные промышленные сканеры позволяют делать это быстро), распознается и индексируется их содержание, а после этого настраивается система поиска по необходимым критериям. Можно также ограничивать права доступа к документации разным сотрудникам. Таким образом, обращение в специализированную архивную компанию поможет вам сделать работу с документами проще, уменьшить время на поиск необходимых бумаг и сэкономить на их обработке и хранении.