Как правильно заключить договор аренды автомобиля и организовать учет расходов по содержанию этого автомобиля? / Татьяна Потапова / Консультации онлайн / Клерк.Ру

На фото Татьяна Потапова

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Эльвиры (г. Москва)

Мы хотим заключить договор

аренды автомобиля, чтобы расходы по содержанию этого автомобиля  во время использования его в служебных целях списывать в расходы организации. Подскажите, пожалуста, как правильно заключить договор и организовать данный учет.

Подсказка нам необходима, так как мы даже не знаем как лучше, с экипажем заключать договор или нет, т.к. если без экипажа авто в неслужебное время  нельзя трогать, а нам это не удобно, предполагается что машина будет ездить как по служебным делам, так и в личных целях. И как высчитывать эти расходы?

Аренда транспортных средств бывает двух видов - аренда транспортного средства с экипажем (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ) и без него (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ). Договор можно заключать как с организациями, так и с физическими лицами, в том числе и с сотрудниками организации.

В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.

Такими сведениями являются: марка автомобиля, год выпуска и цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Для того чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства. Кроме того, в договоре либо в акте приема-передачи следует указать пробег, а также техническое состояние машины. Также договором определяется размер арендной платы, подлежащей уплате арендодателю, период, за который она выплачивается.

Для эксплуатации автомобиля арендатору потребуются свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.

Каждый из видов договоров имеет свои достоинства и недостатки. Особенности договоров аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа приведены в нижеследующей таблице.

Основные положения

Договор аренды транспортного средства

с экипажем

без экипажа

Форма договора        

Простая письменная форма

независимо от его срока 

(ст. 633 ГК РФ)         

Простая письменная    

форма независимо от его

срока (ст. 643 ГК РФ) 

Управление и техническая           

эксплуатация арендованного         

транспортного средства

Осуществляет арендодатель

(ст. 632 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор

(ст. 645 ГК РФ)       

Содержание транспортного средства,

включая текущий и капитальный ремонт    

Осуществляет арендодатель

(ст. 634 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор

(ст. 644 ГК РФ)       

Расходы, связанные с коммерческой        

эксплуатацией (оплата топлива и др.)*  

Осуществляет арендатор  

(ст. 636 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор

(ст. 646 ГК РФ)       

Расходы на страхование*                   

Осуществляет арендодатель

(ст. 637 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор

(ст. 646 ГК РФ)       

Оплата услуг членов экипажа и расходы на их содержание      

Осуществляет арендодатель

(ст. 635 ГК РФ)*     

Осуществляет арендатор

(ст. 645 ГК РФ)       

Ответственность за причиненный вред   

Осуществляет арендодатель

(ст. ст. 639 и 640 ГК РФ)

Осуществляет арендатор

(ст. 648 ГК РФ)       

* В договоре может быть предусмотрен иной порядок.                

Транспортные средства, полученные в аренду, являются собственностью арендодателя. Поэтому арендатор должен учитывать их обособленно от собственного имущества - за балансом. Таково требование п. 2 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен счет 001 "Арендованные основные средства". Имущество на нем учитывается в оценке, указанной в договоре аренды.

Главная обязанность арендатора заключается в своевременном внесении арендной платы, предусмотренной условиями договора. В силу п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи учитываются в составе прочих расходов.

Налогообложение у арендатора других расходов, связанных с эксплуатацией арендованных транспортных средств, приведено в нижеследующей таблице.

Вид расходов

Договор аренды транспортного средства

с экипажем

без экипажа

Техническая эксплуатация

(п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)   

Не учитываются          

Учитываются           

Оплата услуг членов экипажа

(п.п. 11 п. 1 ст. 264 и ст. 255 НК РФ)                

Учитываются, если прямо 

предусмотрены договором 

Учитываются           

Текущий и капитальный 

ремонт (ст. 260 НК РФ)

Не учитываются          

Учитываются           

Коммерческая эксплуатация

(п.п. 11 п. 1 ст. 264 и п.п. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ)   

Учитываются, если иное  

не предусмотрено договором                

Учитываются           

Страхование

(ст. 263 НК РФ)                

Учитываются, если прямо 

предусмотрены договором 

Учитываются           

Примерный перечень первичных документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортные средства, для принятия расходов в целях налогообложения прибыли:

- договор аренды транспортных средств;

- акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды;

- документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию, в т.ч. коммерческую;

- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей;

- заявки на использование арендованных транспортных средств;

- путевые листы (или их копии), позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода (Постановление ФАС ВВО от 27.04.2009 N А38-4082/2008-17-282-17-282).

По своему усмотрению организация вправе заключить любой из двух договоров, который ему наиболее удобен.

Применительно к ситуации, описанной в вопросе (поездки на арендованном автомобиле в личных целях) организации рекомендуется определить, что ей более выгодно: дополнительно оплачивать арендодателю стоимость аренды автомобиля с экипажем в период использования автомобиля в личных целях (порядок подачи автомобиля оговаривается в договоре) или оплачивать стоянку автомобиля и работу нанятых водителей (при отсутствии штатных на момент заключения аренды без экипажа).

Какой бы договор организация не заключила все расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля в непроизводственных целях не будут приниматься в целях налогообложения прибыли (п.1 ст.252 НК РФ).

Для того, чтобы определить сумму этих расходов рекомендуется обратиться к данным путевых листов (или копиям путевых листов), т.к. их заполненная форма позволяет наиболее достоверно определить производственную направленность описываемых расходов и определить долю производственных (непроизводственных) расходов на содержание и эксплуатацию арендованного автомобиля. Порядок расчета должен быть закреплен распорядительным документом руководителя организации.

Напоминание. «Входной» НДС, приходящий на расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля, не принимаемые в целях налогообложения прибыли, не должен предъявляться к вычету (п.п. 1 п. 2 ст. 172 НК РФ).

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.